Business Meeting Prep Assistant for Busy People

Un assistant de préparation aux réunions professionnelles rassemble tout ce dont vous avez besoin avant une réunion, à partir des outils que vous utilisez déjà. Winston the Pug retrouve le fil d’e-mails et l’entrée d’agenda pertinents, vous indique qui participe et ce qui a été décidé la dernière fois, puis prépare un ordre du jour et des points de discussion. Vous le lui demandez la veille au soir ou pendant votre trajet, et vous recevez une courte note dans votre chat.

Arriver à une réunion sans contexte coûte cher. Vous passez les dix premières minutes à rattraper ce que tout le monde sait déjà, ou pire, vous manquez la décision prise la dernière fois, celle dont dépend désormais toute la discussion. La plupart de ce travail de préparation n’est pas difficile. Il est simplement éparpillé entre votre boîte mail, votre agenda et un document que quelqu’un a partagé il y a trois semaines.

Que fait réellement un assistant de préparation aux réunions ? #

Il réunit le contexte d’une réunion précise et vous remet une note prête à l’emploi, pour que vous arriviez en sachant qui sera là et ce qui compte.

Winston vit dans WhatsApp et Telegram, avec Signal, Discord et Slack bientôt disponibles. Vous lui indiquez de quelle réunion il s’agit, et il se connecte aux outils que vous avez associés pour reconstituer le contexte :

• Retrouve l’entrée d’agenda, l’heure, les participants, ainsi que le lieu ou le lien d’appel.
• Récupère le fil d’e-mails qui a mené à la planification de la réunion.
• Fait ressortir les dernières décisions et les questions encore ouvertes dans les messages précédents.
• Localise le document pertinent dans votre drive si l’un d’eux a été partagé.
• Rédige un ordre du jour court et quelques points de discussion que vous pouvez modifier.

Vous n’avez pas à ouvrir quatre applications et à tout recoller vous-même. Vous posez une question en langage naturel et vous lisez la réponse là où vous êtes déjà.

Comment Winston sait-il de quelle réunion je parle ? #

Vous le lui dites avec des mots simples, et il compare cela à votre agenda.

“What’s my 10am tomorrow about?” ou “Prep me for the Henderson call” suffit. Winston lit votre Google Calendar pour trouver l’entrée, puis va chercher dans Gmail le fil qui a servi à la planifier et les éventuelles réponses reçues depuis. Si une présentation ou une proposition a été jointe ou partagée, il vérifie dans Google Drive la dernière version plutôt qu’une vieille copie enfouie dans votre boîte de réception.

Dites-moi qui participe à la revue budgétaire et ce que nous avons convenu le mois dernier, et je vous prépare une note d’une page avant que vous ayez fini votre café.

L’idée, c’est que vous restiez en langage naturel du début à la fin. Pas de filtres, pas d’opérateurs de recherche, pas de chasse aux dossiers. Si vous voulez plus de détails sur le fonctionnement côté boîte mail, voyez comment un assistant AI pour Gmail lit et rédige à partir de vos e-mails, et comment un assistant calendrier AI garde votre emploi du temps bien organisé.

Que contient une bonne note de réunion ? #

Les trois éléments qui vous sauvent en réunion : qui est là, ce qui a été décidé et ce qui reste à trancher.

Winston structure la note autour de ces points. En général, elle ressemble à ceci :

1. La réunion. L’heure, les participants et l’endroit où elle a lieu.
2. Sa raison d’être. Le fil ou la demande qui l’a déclenchée, en deux lignes.
3. Les dernières décisions. Ce que le groupe a déjà convenu, pour éviter de refaire le débat.
4. Les questions ouvertes. Ce qui n’est pas encore résolu et risque de revenir sur la table.
5. Un ordre du jour préliminaire. Trois ou quatre points que vous pouvez réorganiser ou supprimer.
6. Des points de discussion. Quelques messages que vous voulez personnellement faire passer.

Comme Winston se souvient de ce qui compte au fil des conversations, la note d’une réunion récurrente s’appuie sur la précédente. Il peut vous rappeler que vous aviez promis d’envoyer des chiffres révisés, ou qu’un client avait soulevé une inquiétude à laquelle vous aviez dit que vous répondriez. Cette capacité de rappel correspond à la mémoire décrite dans notre article sur un assistant AI qui se souvient.

Quand dois-je demander la préparation ? #

La veille au soir ou en route, selon ce qui vous convient.

C’est là que le chat l’emporte sur un tableau de bord. Vous n’allez pas vous connecter à une application web à 8 h dans un train bondé. En revanche, vous enverrez un message. Un simple “prep my morning” pendant le trajet vous donne donc les notes pour les réunions de la journée avant même d’arriver à votre bureau. Envoyez plutôt un mémo vocal si vous avez les mains prises : Winston le transcrit et répond de la même façon.

Vous pouvez aussi configurer ces notes pour qu’elles arrivent sans avoir à les demander. Winston prend en charge des rappels proactifs discrets, limités par défaut à trois messages par jour avec des plages de silence que vous contrôlez ; ainsi, une note matinale pour toute réunion prévue dans les prochaines heures peut arriver d’elle-même. Vous décidez si c’est le cas, et vous pouvez désactiver cette option à tout moment.

Envoie-t-il quelque chose en mon nom ? #

Uniquement ce que vous lui demandez, et pour les e-mails, il rédige des brouillons que vous envoyez vous-même.

Préparer une réunion implique souvent d’envoyer rapidement un “are we still on for 10?” ou de partager l’ordre du jour avec les participants. Winston les rédige pour vous, mais il n’envoie pas d’e-mail tout seul. Il prépare le message et vous laisse cliquer sur envoyer. Pour les actions concrètes comme réserver, décliner ou envoyer un message à quelqu’un, vous décidez ce que Winston peut faire de manière autonome, et vous pouvez le mettre en pause à tout moment. Il n’y a pas de mécanisme caché qui agit discrètement dans votre dos.

Cela s’inscrit dans une logique plus large : utiliser un seul assistant pour réduire l’administratif autour de votre journée de travail. Si la préparation des réunions est votre point de blocage, la même approche aide aussi avec le désordre qui suit : voyez comment Winston gère les notes de réunion et les suivis, ainsi que l’intérêt plus général de l’AI au travail.

Premiers pas #

Connectez Gmail, Google Calendar et Google Drive depuis la page des connecteurs, puis envoyez à Winston le nom de votre prochaine réunion. Il vous dira ce qu’il peut voir et ce dont il a encore besoin. Pour la liste complète de ses possibilités, parcourez l’aperçu des fonctionnalités ou les cas d’usage professionnels.

Vos tokens sont chiffrés au repos, votre mémoire vous est privée, et vous pouvez exporter ou supprimer vos données à tout moment. Winston est également auto-hébergeable, afin que l’ensemble puisse fonctionner sur une infrastructure que vous contrôlez.

Prêt à commencer ? Obtenez Winston the Pug. Il vit dans WhatsApp et Telegram, avec Signal, Discord et Slack bientôt disponibles.